A Etikai Bizottsághoz bárki fordulhat igénnyel etikai szempontú állásfoglalás, szaktanácsadás, etikai konfliktusok illetve panaszok elbírálása, szabályozás véleményezése céljából (részletesebben ld. a Statútum 1.2. pontjában). A megkeresés minden típusa beadványnak minősül.
Beadványokat kizárólag írásos formában tud a bizottság befogadni. Az írásbeli benyújtás akkor is szükséges, ha az adott ügyről történt már szóbeli közlés a bizottság valamely tagja felé.
Az írásbeli beadványnak tartalmaznia kell a következőket:
- a beadványozó nevét és elérhetőségeit (lakcím, postacím, telefonszám, esetleg e-mail cím)
- a beadványban ismertetett ügyben, ha van, akkor az érintett pszichológus nevét és nyilvános elérhetőségeit (pl. rendelő címe, közzétett telefonszáma)
- a beadvány pontos tárgyát, a beadványozásra okot adó eseményt vagy cselekményt és annak időpontját, kellő részletességű ismertetését
- további dokumentumokat, amennyiben azok az ügy megismerése szempontjából relevánsak
Az EB szabályzata értelmében névtelen beadványokkal nem foglalkozik, valamint konkrét pszichológus tevékenységével kapcsolatban csak akkor illetékes, ha a bepanaszolt pszichológus tagja-e az EB-t működtető szervezetek valamelyikének.
A beadvány benyújtásakor a beadványozónak kötelessége az adatvédelmi jogszabályok betartása. Amennyiben beadványa más személy(ek)ről védett adatokat, állapotára vagy cselekményeire vonatkozó információkat, dokumentumokat tartalmaz, úgy a beadványt kizárólag zárt borítékban, személyesen vagy postai úton (ajánlott, tértivevényes küldeményként) szükséges az Etikai Bizottsághoz eljuttatnia. Ez biztosítja, hogy a beadványozó maga is jogszerűen és etikusan járjon el.
Az EB is fokozottan ügyel a megfelelő adatkezelésre, ezért a személyes védett adatokat tartalmazó ügyekben az érdemi hivatalos levelezését kizárólag postai úton, ajánlott tértivevényes küldeményekben bonyolítja.